Une facture électronique n'est pas un simple PDF : elle contient des données structurées, que les logiciels peuvent lire automatiquement. L'administration reconnaît trois formats.
Vous n'avez pas à en choisir un à chaque facture : c'est la plateforme agréée qui s'en charge.
Les 3 formats
Format | En bref | À retenir |
Factur-X | Un PDF lisible par un humain, avec un fichier de données (XML) intégré dans le même document | Le plus courant en France, pratique car vous gardez un PDF |
UBL | Un fichier de données (XML) uniquement, sans PDF | Souvent utilisé pour les échanges automatisés et avec l'étranger |
CII | Un fichier de données (XML) uniquement, selon une norme internationale | Surtout utilisé dans des échanges entre systèmes d'entreprise |
Ces trois formats respectent la même norme européenne (EN 16931). Ils sont interchangeables : si votre fournisseur émet en UBL et que votre plateforme travaille en Factur-X, la conversion est automatique.
Ce qui n'est pas une facture électronique
Un PDF envoyé par e-mail, une facture papier scannée ou un document au format EDI ne sont pas des factures électroniques au sens de la réforme.
Lexique
Terme | Définition |
Plateforme agréée (PA) | Plateforme immatriculée par l'administration fiscale (anciennement PDP) qui émet, reçoit et transmet vos factures électroniques, et envoie les données à l'administration. |
Annuaire | Base de données centrale qui indique à quelle plateforme envoyer la facture d'une entreprise. |
Adresse de facturation électronique | L'adresse, différente d'une adresse e-mail, qui permet d'envoyer et de recevoir des factures électroniques. Elle est enregistrée dans l'annuaire. |
E-invoicing | Émission et réception de factures électroniques entre entreprises, via une plateforme agréée. |
E-reporting | Transmission à l'administration de données sur les opérations sans facture électronique (ventes aux particuliers, opérations avec l'étranger) et, pour les services, sur les paiements. |
Cycle de vie | Les statuts d'une facture électronique tout au long de son traitement (reçue, rejetée, acceptée, payée…). |