Une facture électronique peut s'arrêter en chemin de deux façons : la plateforme la bloque (elle est rejetée), ou votre client ne la traite pas (elle est refusée).
Les deux situations ne se règlent pas de la même manière.
Rejetée ou refusée : quelle différence ?
| Facture rejetée | Facture refusée |
Qui la bloque ? | La plateforme, lors de ses contrôles automatiques | Votre client |
Pourquoi ? | Un problème technique ou des données manquantes ou incohérentes | Un motif lié à la facture elle-même (voir plus bas) |
Où en est la facture ? | Elle est considérée comme non émise | Elle existe bien : elle a été reçue, mais n'est pas traitée |
Que faire ? | Corriger, puis renvoyer | Émettre un avoir et une nouvelle facture [à valider] |
Les statuts du cycle de vie
Chaque facture électronique porte un statut qui indique où elle en est. Quatre statuts sont obligatoires et remontent à l'administration fiscale :
Statut | Ce que ça signifie | Que faire ? |
Déposée | Votre facture a passé les contrôles de la plateforme et part vers votre client | Rien à faire |
Rejetée | La facture a été bloquée avant d'arriver chez votre client | La corriger et la renvoyer |
Refusée | Votre client ne traite pas la facture, avec un motif | Lire le motif, puis émettre un avoir et une nouvelle facture |
Encaissée | Le paiement est enregistré, le cycle est terminé | Rien à faire |
Ma facture est rejetée
Un rejet est presque toujours une erreur simple à corriger. Les causes les plus fréquentes :
Le SIREN ou l'adresse de facturation électronique de votre client est manquant ou erroné : la plateforme ne sait pas où envoyer la facture ;
Une mention obligatoire est absente, par exemple le SIREN de votre client ;
Les données sont incohérentes ou le format n'est pas valide, par exemple un total qui ne correspond pas aux lignes de la facture ;
La facture est en doublon : le numéro a déjà été utilisé.
Pour corriger :
Ouvrez la facture et repérez le motif du rejet ;
Corrigez l'information concernée, souvent dans la fiche client ;
Renvoyez la facture.
Tant que la facture est rejetée, elle n'a pas été émise : plus vous la corrigez vite, moins votre paiement est retardé. Inutile de créer un avoir, puisque la facture n'a jamais été transmise.
Ma facture est refusée par mon client
Un refus ne veut pas dire que votre client refuse de payer : il refuse de traiter cette facture, et doit indiquer un motif. Les cas les plus courants :
la facture ne lui est pas destinée, ou aucune livraison ni prestation ne la justifie ;
elle n'est pas conforme à ce qu'il attend, par exemple un numéro de bon de commande manquant ;
il manque une donnée dont il a besoin pour la comptabiliser.
En principe, le client refuse une facture dans les premiers jours qui suivent sa réception. S'il conteste plutôt le contenu de la facture, il utilise un autre statut, « en litige ».
Pour régulariser :
Lisez le motif du refus et, s'il n'est pas clair, contactez votre client ;
Émettez un avoir pour annuler la facture refusée (voir notre article dédié) ;
Émettez une nouvelle facture corrigée.